GTD-Tool – 2Do

By | 18. März 2015

Allgemein

Das Tool 2Do gibt es als Apps für Android, iOS und OS X.

Ich habe mich zunächst angemeldet und mir die OS X Anwendung heruntergeladen, welche man für 14 Tage kostenlos testen kann.

Erster Eindruck

Der erste Eindruck ist gut. Die Oberfläche wirkt modern und aufgeräumt.

Was ich gleich auf den ersten Blick vermisst habe ist eine Inbox, d.h. alle Aufgaben, auch solche die bereits durch Tags qualifiziert wurden, sind im Menüpunkt „Alle Aufgaben“ enthalten. Dies widerspricht dem GTD-Prinzip. Hier ist vorgesehen, dass man neue Aufgaben einfach in eine Inbox niederschreibt, dann qualifiziert mittels Kontexten, Projekten und zeitlichen Vorgaben und sich dann erst wieder mit der Aufgabe beschäftigt, wenn man sie erledigen will. Um dies durchgängig umzusetzen sollte es eine Inbox geben, in der nur neue Aufgaben auftauchen die bisher nicht näher beschrieben wurden.

Funktionen

Projekte, Aufgaben und Einzellisten

In der App kann man drei Typen von Einträgen unterscheiden:

  • Aufgaben – Zur Abbildung von Aufgaben
  • Projekte – Zur Abbildung von zusammengehörigen Aufgaben, die der Erreichung eines Projektziels dienen
  • Checklisten – Zur Abbildung von zusammengehörigen Einzelaufgaben ohne ein gemeinsames Projektziel

Besonders schön ist die Möglichkeit flexibel zwischen den Typen umzuwandeln. Dadurch kann eine Aufgabe auch später zu einem Projekt verfeinert werden, wenn die dafür notwendigen Aufgaben geplant werden. Mittels Drag&Drop können Aufgaben in Projekte oder Checklisten eingeordnet werden.

Inbox

Eine Inbox für die Erfassung neuer Aufgaben gibt es zwar nicht, aber über Intelligente Listen ist es möglich alle Notizen ohne Tags in einer Liste anzuzeigen. Leider kann diese Intellegente Liste nicht als Startpunkt für die App definiert werden.

Priorisierung

Aufgaben können mit einer Priorität zwischen 0 (Keine) und 3 (Hoch) versehen werden. Außerdem ist es möglich einzelne Aufgaben mit einem Flag als Favoriten zu markieren. Die Einstellung von Prioritäten und Favoriten kann über ein Schnellmenü sowie im Kontextmenü vorgenommen werden.

Tagging

Einer Aufgabe können bei der Bearbeitung beliebig viele Tags zugeordnet werden. Dabei werden vorhandene Tags mittels Autovervollständigung ausgewählt werden.

Tags können über die Tag-Seitenleiste in Gruppen eingeordnet werden. Eine Hierarchie innerhalb der Tags kann leider nicht gepflegt werden.

Beschreibung

Bei einer Aufgabe kann eine beliebig lange Notiz hinterlegt werden.

Fälligkeiten

Die Fälligkeit einer Aufgabe kann als reines Datum oder mit konkreter Uhrzeit ausgewählt werden.

Suchfunktion

Im Menü der App hat der Anwender jederzeit die Möglichkeit über alle Aufgaben zu suchen. Die Suche bietet dabei vielfältige Möglichkeiten, die entweder aus einem Kontextmenü ausgewählt werden können oder direkt mittels Abkürzungen eingegeben werden können.

Besonders praktisch ist bei der Suchfunktion, dass die Sucheinstellungen direkt als Intelligente Liste gespeichert werden können. Dadurch ist es möglich komplexe Suchabfragen schnell wieder zu verwenden. Mit diesem Hilfsmittel kann relativ einfach auch eine „Inbox“ nachgebildet werden, indem alle Aufgaben ohne Tags gesucht werden.

 Filter- und Sortierfunktionen

Die aktuelle Liste kann nach Priorität, Fälligkeit und Favoriten gefiltert werden.

Zu Filterung nach Tags kann die Suche genutzt werden oder das Tag-Seitenleiste, wobei auch hier effektiv nur eine Suche nach einem oder mehreren Tags ausgelöst werden.

 Anhänge

An Aufgaben können beliebig viele Bilder und Sprachaufnahmen gespeichert werden. In den Notizen der Aufgaben kann man weiterhin auch Links eingeben, welche dann auch direkt anklickbar sind, sobald die Aufgabe bearbeitet wird. Weitere Anhänge sind leider nicht möglich.

Wiederholende Aufgaben

Aufgaben, die sich regelmäßig wiederholen sollen, können mit einem Wiederholungsrhythmus gespeichert werden. Es stehen verschiedene Optionen zur Verfügung.

Synchronisation

Was mir bei 2Do sehr gut gefällt ist die Möglichkeit den Ort der Synchronisation auszuwählen (http://www.2doapp.com/kb/article/which-sync-method-should-i-use.html):

  • Dropbox
  • WebCal-Server
  • iCloud via Reminders
  • Toodledo

Die Einstellung wird in der Voreinstellung von 2Do festgelegt.

Es können Ausnahmen definiert für einzelne Listen definiert werden, die nicht synchronisiert werden sollen. Leider muss Synchronisation muss immer manuell gestartet werden und erfolgt nicht automatisch in regelmäßigen Abständen.

Preis

Der Preis des Tools berechnet sich wie folgt:

  • OS X 39,99 €
  • Android 6,28 €
  • iOS 14,99 €

Insgesamt kommt man also auf 61,26 €. Dieser Preis ist für ein Tool dieser Art durchaus in Ordnung. Weiterhin bevorzuge ich hier die einmalige Lizenzgebühr gegenüber einer langfristigen Subskription-Gebühr pro Monat oder Jahr.

Fazit

Insgesamt macht die 2Do-App für OS X einen aufgeräumten Eindruck. Sie lässt sich leicht und intuitiv bedienen.

Betrachtet man meine Anforderungen stellt man fest, dass fast alle Must-Haves vorhanden sind. Drei funktionale Aspekte fehlen mir jedoch:

  • Aufwände zu Aufgaben zu speichern ist bei 2Do nicht möglich. Alternativ kann man jedoch die Notiz bzw. Tags dafür verwenden.
  • Überprüfungszeiträume für das regelmäßige GTD-Review sind nicht einstellbar
  • Es gibt keine Inbox im eigentlichen Sinne. Die Verwendung einer intelligenten Liste für diesen Zweck ist nicht optimal.

Aus technischer Sicht bietet 2Do alles was eine App haben muss. Es fehlt leider eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und es keine Windows-Anwendung.

Die mobilen Apps konnte ich bisher nicht testen, da ich dafür bereits bezahlen müsste und erst die anderen Finalisten anschauen will.

Falls ihr 2Do selbst einmal getestet habt oder das Tool sogar selbst einsetzt, würde mich eure Meinung dazu interessieren.

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