Ich meinem ersten Artikel GTD habe ich das Grundprinzip des Zeitmanagement-Ansatzes kurz beschrieben und meine Anforderungen an ein entsprechendes Tool kurz beschrieben. In diesem Artikel werde ich diese Anforderungsliste vervollständigen. Außerdem gebe ich eine erste ungefilterte und unbewertete Liste aller Tools die ich finden konnte.

Meine Anforderungen

Rahmenbedingungen

• es soll in jedem Fall einer Software verwendet werden, eine Umsetzung mit Stift und Papier strebe ich nicht an
• Grundanforderungen sind bei allen Kandidaten
  • Einfache Bedingung und intuitive Erlernbarkeit
  • Modernes und aufgeräumtes Look&Feel

Technische Must-Haves

• Native iPad-App, Mac-App und Android-App
  
• Synchronisation über eine private Cloud bzw. eine kontrollierbare öffentliche Cloud, z.B. WebDAV, Dropbox, Owncloud oder Exchange. Eine intransparente Speicherung auf den Servern des Anbieters kommt für mich auf Grund von Datenschutz-Aspekten nicht in Frage.

Technische Nice-To-Haves

• Sicherheit beim Austausch von Daten zwischen den Endgeräten durch eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
• Windows-Anwendung

Funktionale  Must-Haves

• Projekte, Listen und Einzelaufgaben sollen abgebildet werden können
• Priorisierung von Aufgaben durch Kennzeichnung mit Flags ⚑ oder Priorisierung in Stufen (1-5)
• Tagging für die Zuordnung von Kontexten zu Aufgaben
• Beschreibung von Aufgaben in einem Freitext-Feld
• Fälligkeit zu Aufgaben speichern
• Überprüfungszeiträume für das GTD-Review von Aufgaben festlegen
• Suchfunktion nach Tags, Beschreibung und Titel
• Filterfunktion nach Fälligkeit, Priorität und Tags
• Inbox mit schneller Eingabe-Möglichkeit für neue Aufgaben im Rahmen des Brain-Dump

Funktionale Nice-To-Haves

• Zuordnung mehrerer Tags zu einer Aufgabe zur Abbildung multipler Kontexte bei einer Aufgabe
• Anhänge zu Aufgaben verwalten
• Aufwandsschätzung zu Aufgaben hinterlegen
• Wiederholungsrhythmen für Aufgaben hinterlegen
• Synchronisation mit Kalender, Mac-Mail, Outlook und Read-It-Later-Services
• Im- und Exportfunktion für leichten Wechsel zwischen den Tools

Ungefilterte Alternativen

Die folgenden Liste zeigt weitgehend ungefiltert einige der Alternativen auf. Ausgeschlossen habe ich gleich alle Tools die eher für das Projektmanagement und die Arbeit in Teams entwickelt wurden, da ich im wesentlich einen Tool für meine Selbstorganisation suche:

• GTD-Matic (kostenlos) – Windows
• ThinkingRock (kostenlos; $39) – Windows, OS X, Linux, iOS, Android
• Remember the Milk (kostenlos; Pro $25/Jahr) – Web, Android, iOS + Third-Party for OS X, Windows … Outlook-Sync
• Producteev (kostenlos; Pro $99/Jahr)  – Web, Android, iOS, OS X
• Flow (kostenlos für 30 Tage; $19/Monat) – OS X, Android, iOS
• Wunderlist (kostenlos; Pro 4,49€/Monat) – OS X, Android, iOS, Windows
• The Hitlist (kostenlos für 30 Tage; $49,99) – OS X, iOS
• Things (kostenlos für 30 Tage; $49,99) – OS X, iOS
• Doit (kostenlos; für OS X und Windows $20/Jahr) – Web, iOS, Android; Pro: OS X, Windows
• Clear (iOS $4.99, OS X kostenlos für 14-Tage; $9.99) – iOS, OS X
• 2Do (iOS $14.99, Android 6,28€, OS X kostenlos für 14-Tage; $39.99) – iOS, OS X, Android
• Any.DO (kostenlos; Pro $26.99/Jahr) – Web, Android, iOS, OS X
• Swipes (kostenlos) – iOS, Android, Web
• Toodledo (kostenlos) – iOS, Android, Web
• TeuxDeux (kostenlos für 30-Tage; $24/Jahr) – iOS
• Tracks (kostenlos) – self-hosted Web
• Omnifocus (kostenlos für 14 Tage; OS X $79.99, iPad $29.99, Android 9,99€) – OS X, iOS, Third-Party Android
• Appigo (iOS $4.99, OS X $6.99) – iOS, OS X
• Evernote (kostenlos; Pro 5€/Monat) – iOS, Windows, Web, Android, OS X
• Do it tomorrow (kostenlos; iPad $4.99) – iOS, Android
• Todoist (kostenlos) – Web, iOS, Android, Windows, OS X, Browser & E-Mail-Clients
• Hitask ($10/Monat) – iOS, Android
• Get It Done (kostenlos für 15-Tage; $39/Jahr) – iOS, Android, Windows
• Vitalist (kostenlos) – iOS, Web
• Nozbe (kostenlos für 30 Tage; 8€/Monat) – OS X, Windows, Linux, Android, iOS
• zendone (kostenlos; Pro $50/Jahr) – Web, iOS, Android

Diese Liste könnte ich noch unendlich weiterführend, zunächst will ich es jedoch dabei belassen und im nächsten Schritt einige Tools ausschließen, um auf eine kleine überschaubare Anzahl an relevanten Alternativen einen genaueren Blick zu werfen. Bewusst weggelassen habe ich Microsoft Outlook und andere E-Mail-Clients, da ich bewusst nach einem getrennten Tool suche.

Ausschlüsse nach dem ersten Eindruck

1. Keine Mobilen Apps: GTD-Magic, Chandler, Tracks
2. Keine Möglichkeit der Nutzung über OS X (Web oder App): TeuxDeux, Do it tomorrow, Get It Done, Hitask
3. Keine Android-App: Appigo, The Hitlist, Clear, Things, Vitalist
4. Zu hoher Preis: Flow, Nozbe
5. Unansprechende Präsentation: ThinkingRock
6. Synchronisierung nur über die eigenen Server: Remember the Milk, Prodcteev, Doit, any.DO, Swipes, Toodledo, Evernote, Todoist, zendone, Wunderlist

Wie man sieht schränkt vor allem das 5. Kriterium die Auswahl deutlich ein. Einige dennoch nicht zu unterschätzende Alternativen, die ich evtl. dennoch genauer anschauen will sind: any.DO, Swipes, Todoist, Doit

Die Finalisten

Die Finalisten stehen nun fest: 2Do, omnifocus. Ich werde mir in folgenden Artikeln die beiden Tools vornehmen und sie jeweils ausgiebig testen. Danach nehme ich mir dann evtl. noch die zweit-platzierten: any.DO, Swipes, Todoist, Doit vor.

Solltet ihr weitere Vorschläge oder Anregungen für mich haben, freue ich mich natürlich sehr über eure Kommentare.