Mein (fast) papierloses Büro – Hazel hilft bei der Automatisierung

By | 29. Dezember 2015
Im Blog Artikel „Mein (fast) papierloses Büro – In 7 Schritten zu weniger Papierchaos“ habe ich Dir  bereits beschrieben, wie ich meine Dokumente digitalisiere und in welche 7 Schritte zum papierlosen Büro führen.
Ich habe versprochen Dir mehr über den Schritt 5 „Ablageprozess soweit möglich automatisieren“ zu erzählen.
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Zur Automatisierung nutze ich das Tool Hazel für OS X. In diesem Artikel will Dir ich einen kurzen Überblick über das Tool  und einen Einblick, wie ich das Tool für mein papierloses Büro konfiguriert habe, geben.

Was ist Hazel?

Mit Hazel ist es möglich Dateien abhängig von verschiedensten Bedingungen in Unterordner einzuordnen und diese umzubenennen. Innerhalb des Tools werden Regeln definiert. Eine Regel besteht immer aus einem oder mehreren Bedingungen (z.B. Dateiinhalte, Dateinamen ..) und einer oder mehreren Aktionen, die ausgeführt werden sollen wenn die Bedingungen erfüllt wurden.
Im folgenden ein kurzer Überblick wie man Regeln erstellt:
Schritt 1: Ordner zu Hazel hinzufügen
 
Zunächst musst du einen Ordner auswählen, der durch Hazel überwacht werden soll.
Screenshot 2015-12-27 20.49.30
Schritt 2: Pausiere alle Regeln für den Ordner
 
Meistens ist es besser alle Regeln für den ausgewählten Ordner zu pausieren, um zu verhindern, dass Hazel bereits während der Bearbeitung eine Aktion auslöst. Dazu reicht ein Rechtsklick > Pause „…“ Rules.
Screenshot 2015-12-27 20.53.12
Schritt 3: Neue Regel erstellen
 
Über Regeln wird definiert, nach zutreffen welcher Bedingungen, welche Aktionen in dem betreffenden Ordner ausgeführt werden sollen.
Screenshot 2015-12-27 20.54.37
Schritt 4: Bedingungen definieren
 
Für jede Regel können beliebig viele Bedingungen definiert werden. Die Regel wird dabei entweder ausgeführt, wenn alle Bedingungen (all), eine Bedingung (any) oder keine Bedingung (none) zutrifft.
Screenshot 2015-12-27 20.55.24 Kopie
Bedingungen können zum Beispiel sein:
  • Dateinamen ist gleich …
  • Erstellungs- oder Änderungsdatum ist größere als …
  • Dateiinhalte beinhaltet …
Weiterhin lässt sich bei jeder Bedingung festlegen, wie ein Vergleich durchgeführt werden soll. Die wichtigsten für mich sind:
  • contains – einfach Durchsuchung nach Begriffen oder Fragmenten
  • matches – Suche nach Mustern zum Beispiel Datumsangaben
Schritt 5: Aktionen definieren
 
Aktionen sind Arbeitsschritte die nacheinander ausgeführt werden sollen, wenn die Bedingungen erfüllt wurden.
 Screenshot 2015-12-27 20.55.24
Aktionen können zum Beispiel die folgenden sein:
  • Datei verschieben (Move)
  • Datei kopieren (Copy)
  • Datei umbenennen (Rename)
Schritt 5: Bedingungen testen
 
Bevor man jetzt die Regeln für den Ordner wieder aktiviert, kann man testen, welche Regeln für die aktuell im Ordner befindlichen Dateien ausgeführt werden würde.
Screenshot 2015-12-29 20.21.49
Schritt 6: Regeln für einen Ordner wieder aktivieren
 
Abschließend, nach einer Kontrolle,die Regeln für den Ordner wieder aktivieren. Dazu reicht ein Rechtsklick > Pause „…“ Rules.
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Mein Hazel-Workflow für mein papierloses Büro

 
Für die automatisierte Ablage meiner Dokumente habe ich drei Ordner zur Überwachung definiert:
  • 1Inbox – Alle neuen Dokumente die ich scanne oder per Mail erhalten
  • 2Progress – Dokumente die gerade automatisch verarbeitet werden
  • 3Manuell – Dokumente die nicht automatisch zugeordnet werden konnten
 
Regeln für Inbox
Die Dokumente im Ordner „1Inbox“ werden zunächst nach Datumsangaben gescannt. Dazu habe ich folgende Regeln definiert:
  1. Datum mit ausgeschriebenem Monat (dd. MMMM yyyy)
  2. Datum deutsch (dd.MM.yyyy)
  3. Datum englisch (yyyy-MM-dd)
  4. Datum aus dem Dateinamen
  5. Kein Datum gefunden
Wenn eine der Regeln 1-4 ausgeführt wird, wird das Dokument zunächst nach folgendem Muster umbenannt: yyyy-MM-dd_[Dateiname].pdf und dann in den Ordner „2Progress“ verschoben.
Wenn keine der Regeln 1-4 fündig geworden ist greift die Regel 5 und verschiebt das Dokument in den Ordner „3Manuell“.
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Regeln für den Ordner Progress
Im Ordner „2Progress“ befinden sich dann alle Dokumente, die eindeutig einem Datum zugeordnet werden konnten. Hier habe ich diverse Regeln definiert, die die Dokumente dann abhängig von Absender und Art in Ordner verschieben und diese entsprechend ihrer Art umbenennen.
Einige Beispiele:
  • Kabel Deutschland – Rechnungen
  • 1und 1 – Rechnungen
  • Office365 – Rechnungen
  • Unzugeordnet
Die letzte Regel für diesen Ordner verschiebt alle Dokumente, die von keiner anderen Regel betroffen waren in den Ordner „3Manuell“.
Screenshot 2015-12-29 20.04.13
Die Regeln für diesen Ordnern erweitere ich ständig, wenn neue Absender oder Dokumentarten hinzukommen.
Regeln für den Ordner Manuell 
 
Im Ordner „3Manuell“ befinden sich dann alle Dokumente, die leider nicht automatisch eingeordnet werden können. Dies kann aus verschiedenen Gründen passieren:
  • die Scanqualität ist zu schlecht
  • der Absender oder die Art des Dokuments ist neuartig
  • der Aufbau oder das Format eines Dokuments hat sich verändert
Für diesen Ordner habe ich nur eine Regel definiert, die mir einen Hinweis anzeigt, wenn neue Dokumente in diesem Ordner landen.
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Ich hoffe dieser kleine Einblick in das Tool Hazel und meinen Workflow war hilfreich für dich. Falls du fragen dazu hast schreib mir doch eine E-Mail oder einen Kommentar.
Ich wünsche euch eine lehrreiche Zeit und viele spannende Projekte.

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