Mein (fast) papierloses Büro – In 7 Schritten zu weniger Papierchaos

By | 21. Dezember 2015
Kennst du das auch das auch? Du suchst ein wichtiges Dokument und findest es einfach nicht? Ich habe dieses Problem bei mir oft beobachtet. Ich habe zum Beispiel nach meiner letzten Stromabrechnung gesucht um die aktuellen Daten  den Vorjahren zu vergleichen oder wollte gucken, wann meine Lebensversicherung in der Regel abbucht.
Versinkst du im Papierchaos?

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Irgendwann kam durch zahlreiche Anregungen in anderen Blogs (Ivan Blatter und Lars Bobach) auf die Idee einfach alle meine Dokumente zu digitalisieren, um sie so besser auffindbar zu machen.

Weitere Motivationsfaktoren, die mich zu dieser Idee gebracht haben waren:
  • Sicherheit: Falls ein Notfall eintritt, z.B. meine Wohnung abbrennt, würden meine digitalen Dokumente sicher sein.
  • Verfügbarkeit: Durch eine Speicherung in der Cloud hätte ich von überall Zugriff auf meine Dokumente und könnte so z.B. auch im Urlaub die Unterlagen zu meiner Krankenversicherung abrufen.
  • Platzgewinn: Dadurch das die Dokumente digital aufbewahrt werden, würde ich Platz in meinen Schränken sparen, den ich für andere Dinge nutzen kann.
  • Dauerhaftigkeit: Gerade alte Dokumente wären digital vor Zerfall und Ausbleichen geschützt.
Zunächst recherchierte ich ein wenig im Netz und fand einige spannende Informationen zu diesem Thema, die ich am Schluss dieses Artikels für euch verlinkt habe. Aus der Recherche leitet ich die folgenden nächsten Schritte für mein Projekt „papierloses Büro“ ab.

In 7 Schritten zu meinem papierlosen Büro

  • Schritt 1: Scanner anschaffen
  • Schritt 2: Digital verfügbare Dokumente direkt digital speichern
  • Schritt 3: Ablageort für die Dokumente auswählen
  • Schritt 4: Ordnerstruktur für die Dokumente anlegen
  • Schritt 5: Ablageprozess soweit möglich automatisieren
  • Schritt 6: Welche Dokumente müssen im Original aufbewahrt werden?
  • Schritt 7: Ordnung dauerhaft aufrecht erhalten
 

Schritt 1: Scanner anschaffen

Zunächst war es wichtig die geeignete Hardware für die künftige Digitalisierung meiner vorhandenen Unterlagen zu beschaffen.
Nach einer kurzen Recherche war für mich klar, dass es ein Gerät mit einen soliden Papiereinzug sein müsste, welches es ermöglicht mehrseitige Dokumente im Duplex-Modus in hoher Qualität als PDF zu speichern. Insbesondere wollte ich meine Dokumente im PDF/A-Format scannen, welches sicherstellt, dass meine PDFs auch in einigen Jahrzehnten noch von den aktuellen PDF-Programmen geöffnet werden können. Weiterhin sollte der Scanner eine Texterkennung mittels OCR durchführen und so die PDFs durchsuchbar machen.
Schnell grenzte ich meine Auswahl auf die Geräte von Canon und Fujitsu ein. Schließlich entschied ich mich für den Fujitsu ScanSnap iX500.

Schritt 2: Digital verfügbare Dokumente direkt digital speichern

Natürlich ist es eher aufwändig analoge Dokumente zu digitalisieren. Daher macht es Sinn das Papieraufkommen soweit wie möglich zu reduzieren (auch der Umwelt zur Liebe). Ich habe daher analysiert von welchen Stellen ich direkt digitale Dokumente bekommen kann. Ein paar Beispiele wo es heutzutage zum Standard gehört auf papierhafte Dokumente zu verzichten:
  • Bankauszüge
  • Rechnungen für Telefon, Internet, Mobilfunk und Fernsehen
  • Rechnungen für Online-Dienste
Meine Empfehlung daher: Prüfe, wo du direkt digitale Unterlagen erhalten kannst. Dies kannst du am einfachsten auf den Webseiten deiner jeweiligen Dienstleister erfahren.
Ich habe zudem das Glück, dass mein Arbeitgeber mir auch meine Gehaltsabrechnungen digital zur Verfügung stellt. Leider gehört dies nicht zum Standard.

Schritt 3: Ablageort für die Dokumente auswählen

Eines meiner Ziele bei meinem digitalen Ablagesystems war es meine Dokumente überall im Zugriff zu haben und vor allem an einem sicheren Ort aufzubewahren. Für mich war daher klar – trotz Datenschutz-Bedenken – dass ich meine Dokumente in der Cloud aufbewahren will.
Ich nutze für die Ablage meiner Dokumente keine Tools wie Evernote oder ein spezielles Dokumentenmanagementsystem  sondern bediene mich hier der Standards eines jeden Betriebsystem – Ordnern und Dateien.
Ich entschied mich schließlich für eine Kombination aus Boxcryptor und Dropbox. Dadurch habe ich meine Dokumente jetzt immer im Zugriff und sie sind dennoch vor dem Zugriff Dritter durch die Verschlüsselung mittels Boxcryptor gut geschützt.
Da ich mich jedoch nicht ausschließlich auf Dropbox verlassen will, sichere ich meine Dokumente einmal im Monat auf meinem NAS.

Schritt 4: Ordnerstruktur für die Dokumente anlegen

Für mich war von Anfang an klar, dass das ganze Projekt nur sinnvoll ist, wenn die Dokumente nach ihrer Digitalisierung auch tatsächlich einfach zu finden sein würden. Natürlich hilft an dieser Stelle ein Scanner der eine OCR-Texterkennung durchführt und die Dokumente so direkt durchsuchbar macht. Dennoch sollte man sich auch Gedanken darüber machen, wie man die Dokumente benennt und ablegt, um auch die richtigen Dokumente zu finden, wenn man nicht genau weiß wo nach man suchen soll.
Ich habe mir also zu erst überlegt, welche Arten von Dokumenten ich habe und von welchen Stellen ich Dokumente erhalte. Dies ist nur ein Teil meiner Auflistung:
  • Kontoauszüge
  • Stromabrechnungen
  • Kreditkartenabrechnungen
  • Wertpapierinformationen
  • Bürgerinformationen
  • diverse Rechnungen
  • Versicherungspolicen und -nachträge
  • Versicherungsabrechnungen
  • Renteninformationen
  • Reparaturrechnungen
  • Arbeitsvertrag und Anpassungen
  • diverse Verträge
  • Steuerbescheide
  • Stammbuch
  • Fahrzeugbriefe
Danach überlegte ich mir auf Basis dieser Liste eine geeignete Ordnerstruktur und legte die Ordner an. Auf erster Ebene ist dies zumeist die Stelle von der ich diese Dokumente zugesandt bekomme, z.B. Versicherungsgesellschaften, Telefonanbieter oder Banken. Auf zweiter Ebene folgt dann die Art der Dokumente falls es hier verschiedene Arten gibt.

Schritt 5: Ablageprozess soweit möglich automatisieren 

Wie bereits erwähnt ist der Prozess der Digitalisierung sehr aufwändig. Mein Anliegen war es daher gleich von Anfang an möglichst viele Teilschritte zu automatisieren. Bei mir kommt zu diesem Zweck ein Tool namens Hazel für den Mac zum Einsatz (ein gutes Pendant für Windows habe ich leider bisher nicht gefunden).
Mit Hazel ist es möglich Dateien abhängig von verschiedensten Kriterien in Unterordner einzuordnen und diese umzubenennen. Insbesondere ist es hier interessant, dass auch Inhalte des Dokuments selbst als Kriterium genutzt werden können, wenn es mittels OCR durchsuchbar gemacht wurde. Innerhalb des Tools werden Regeln definiert, bei denen es immer darum geht bei welchen Kriterien ein Dokument aus einem Ausgangsordner in einen bestimmten Zielordner verschoben und wie diese umbenannt werden sollen.
Alle meine Dokumente speichere ich zunächst in einem Ordner „1Inbox“ von dort holt Hazel sie dann ab.
Bei mir arbeitet das Tool in drei Schritten damit ich möglichst wenig Regeln definieren muss:
  1. Datumsangaben innerhalb der Dokumente suchen und das Dokument dann entsprechend umbenennen yyyy-MM-dd_….pdf (durch dieses Muster sind die Dokumente leicht nach Jahren zu sortieren) und Datei in den Ordner „2Progress“ verschieben
  2. Eindeutige Begriffe des Absenders, z.B. Namen der Versicherungsgesellschaft, sowie der Art des Dokuments, z.B, Jahresabrechnung, innerhalb des Dokuments suchen und das Dokument abhängig davon nach folgendem Muster umbenennen yyyy-MM-dd_VersicherungA_Abrechnung.pdf und in den passenden Ordner verschieben …/VersicherungA/Abrechnungen/
  3. Fallback-Regel für alle Dokumente in denen entweder Regel 1 oder Regel 2 nicht fündig geworden sind, welche die betreffenden Dateien dann in einen Ordner „3Manuell“ einordnet.
Durch diesen Prozess muss ich nur noch den Ordner „3Manuell“ regelmäßig durchgehen. Hier landen Dokumente bei denen es Fehler bei der Texterkennung gab oder die auf Grund ihrer Art bisher keiner Regel aus Schritt 2 zugeordnet waren.
Zu meinen Regeln in Hazel werde ich einem gesonderten Blog-Artikel etwas schreiben.
 

Schritt 6: Welche Dokumente müssen im Original aufbewahrt werden?

Auch wenn die Dokumente eingescannt und sicher abgelegt sind ist es natürlich bei manchen Dokumenten wichtig diese in Originalform aufzubewahren, da gesetzliche Vorgaben dies Verlangen oder die Wichtigkeit der Dokumente dies erfordert. Anhaltspunkte dazu liefern gesetzliche Aufbewahrungsvorschriften.
Bei mir sind dies unter Anderem folgende Arten von Dokumenten:
  • Versicherungspolicen
  • Vertragsunterlagen von Banken, Versicherung und anderen Finanzinstituten
  • Fahrzeugbriefe
  • Zeugnisse
  • Familienstammbuch
Diese Dokumente lege ich weiterhin in Aktenordnern in meinen Aktenschrank. Dennoch ist mein Prinzip auch diese Dokumente zu scannen, um im Notfall (Wohnungsbrand) alles noch zu haben.
Alle anderen Dokumente wandern nach dem digitalisieren sofort in den Papiermüll (blaue Tonne). Alle Unterlagen mit persönlichen Informationen wie Namen, Adressen, Finanzdaten zerkleinere ich vorher mit meinem Aktenvernichter.

Schritt 7: Ordnung dauerhaft aufrecht erhalten

Einer der wichtigsten Schritte folgt nach der ersten Scann-Aktion. Das System muss dauerhaft weiter gepflegt werden, denn ansonsten war der ganze Aufwand umsonst.
Ich habe dazu meinen Prozess visualisiert. Dies hilft mir den Ablauf zu verinnerlichen und zu optimieren. Wenn ich mir dieses Bild an meine Magnetwand hefte dann motiviert mich dies zu dem immer am Ball zu bleiben.
Die Dokumente, die ich per Post erhalte bearbeite ich zumeist direkt oder spätestens am Wochenende ein.
Alles was wichtig ist wird auch gescannt. Es wird nichts mehr einfach nur in Ordner geheftet. Was nicht wichtig genug ist, um  gescannt zu werden, wandert direkt in den Müll. In meine Aktenordner kommt nur noch das, was zwingend im Original aufbewahrt werden muss.
Einmal wöchentlich kontrolliere den Ordner „3Manuell“ in dem alle Dateien laden die Hazel nicht automatisch verarbeiten und ablegen konnte.
Ungefähr einmal im Moment prüfe ich, ob in meiner Ordnerstruktur etwas fehlt und optimiere mein Ablagesystem. Dabei ergänze ich auch fehlende Regeln in Hazel, um zukünftig weniger Dokumente manuell ablegen zu müssen.

Fazit

Mich hat mein neues papierloses Büro wirklich bereichert. Ich bin wesentlich befreiter, da ich weniger Papier ablegen muss und viel freien Platz gewonnen habe. Außerdem gibt es mir ein Gefühl von Sicherheit zu wissen, dass alle meine wichtigen Dokumente sicher vor Zerstörung und Verfall sind. Im Notfall habe ich jetzt immer Zugriff auf alle meine Dokumente, und das weltweit.
Falls dich das auf eine neue Idee für dein Selbstmanagement bringt, würde ich mich über einen kurzen Kommentar freuen.
Ich wünsche euch eine lehrreiche Zeit und viele spannende Projekte.

Links

5 thoughts on “Mein (fast) papierloses Büro – In 7 Schritten zu weniger Papierchaos

  1. Marcus

    Hi Stefan, danke für diesen Artikel. Ich bin seit einigen Jahren papierlos unterwegs, aber immer noch auf der Suche nach Optimierungsmöglichkeiten. Hazel kannte ich bisher nicht, daher bin ich mal auf den nächsten Artikel gespannt. Aktuell sortiere ich die Dokumente noch selbst ein.
    Was mich noch interessieren würde: Nutzt du die Dateinamenverschlüsselung von BoxCryptor? Ich aktuell aus Performancegründen nicht (und aus Angst, dass mir BoxCryptor dann doch mal was zerschießt und ich nichts wiederfinde). Das hält mich allerdings davon ab, BoxCryptor in Kombination mit Dropbox zu nutzen. Dort wären z. B. Versicherungsnummern aufgrund meiner Ordnerstruktur rekonstruierbar.
    Und wie heißt das Prozess-Visualisierungstool aus Schritt 7? LG

    Reply
    1. Stefan Nehls Post author

      Hallo Marcus,

      danke für deinen Kommentar :-)

      Mein Artikel über Hazel wird voraussichtlich Anfang nächster Woche folgen.

      Bezüglich Boxcryptor, was ich übrigens auf Grund deiner Anregung nutze :-): ich verschlüssele nur die Dateiinhalte. Natürlich sind dann Ordnerstrukturen und Dateinamen lesbar, aber dennoch reicht das für mein Sicherheitsbedürfnis und die Vorteile alle Dokumente jederzeit zur Verfügung zu haben überwiegen für mich.

      Das Tool zur Visualisierung heißt SimpleDiagrams und ist wirklich super, hier ein Link: http://www.simplediagrams.com/

      Viele Grüße
      Stefan

      Reply
  2. Patrick

    Hi Stefan,

    ich finde deinen Blog-Artikel wirklich super! Hat mich wirklich motiviert auch in Kürze damit anzufangen und die gesamte Struktur ähnlich aufzubauen.

    Hilfreiche Software, die ich mir wohl auch zulegen werde. Bin gespannt auf deinen Artikel zu Hazel.

    Frohe Weihnachten und liebe Grüße,
    Paddy

    Reply
    1. Stefan Nehls Post author

      Hi Paddy,

      freut mich, dass dir mein Artikel gefällt. Der Artikel zu Hazel folgt Anfang nächster Woche.

      Ich kann das „papierlose Büro“ nur empfehlen. Für mich bedeutet das ein bisschen mehr Freiheit und weniger Stress im Leben. :-)

      Liebe Grüße
      Stefan

      Reply
  3. Pingback: Mein (fast) papierloses Büro – Hazel hilft bei der Automatisierung | Stefan Nehls

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